Livro Razão

Após o lançamento no livro diário, o registro contábil é desdobrado e lançado, conta por conta, em um livro ou jogo de fichas denominado Razão.

A sua escrituração deve ser individualizada e obedecer à ordem cronológica das operações, sendo dispensável o registro ou autenticação do livro ou fichas, e o seu preenchimento deve obedecer ao método das partidas dobradas.

O lançamento do livro razão é muito importante para as empresas, pois, com a totalização individual das contas, possibilita saber a qualquer momento, o saldo de cada uma delas. Com esses dados fornecidos através da escrituração do livro razão, temos o controle do patrimônio, e essas informações trazem resultados positivos para melhor administrar as organizações empresariais.

Não há necessidade de registro do livro razão. Entretanto, o mesmo deve conter termo de abertura e encerramento, com a assinatura do contabilista e do responsável pela empresa.

Livro Diário

O livro diário registra todas as operações que envolvam o patrimônio da empresa no decorrer de um período. Ao contrário do livro razão, o livro diário deve ser autenticado e de uso obrigatório. Nele serão registrados todas as operações contábeis da entidade, em ordem cronológica e com a observância de regras, com as suas folhas numeradas sequencialmente e serão lançados os atos ou operações da atividade que altere ou possam vir a alterar a situação patrimonial da empresa. A entidade é  responsável pelo registro público de livros contábeis em órgão competente e por averbações exigidas pela legislação de recuperação judicial, sendo atribuição do profissional de contabilidade a comunicação formal dessas exigências à entidade.

O livro diário deverá conter o termo de abertura e encerramento, a ser submetido ao órgão competente do Registro do Comércio dentro do prazo previsto na legislação, sob pena de multa prevista no Imposto de Renda. Sua escrituração deverá obedecer as Normas Brasileiras de Contabilidade.

O termo de abertura deverá conter:

• a finalidade a que se destina o livro;
• o número de folhas;
• a firma individual ou o nome da sociedade a que pertence;
• o local da sede ou estabelecimento;
• o número e data do arquivamento dos atos constitutivos no órgão de registro do comercio; e
• o número de registro no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas;

O termo de encerramento indicará:

• o fim a que se destinou o livro;
• o número de ordem;
• o número de folhas; e
• a respectiva firma ou sociedade mercantil;

Os termos de abertura e encerramento deverão ser datados e assinados pelo comerciante ou por seu procurador e por um contabilista legalmente habilitado.

Escrituração nos Livros Contábeis

A escrituração contábil é a primeira e a mais importante das técnicas contábeis, pois somente a partir dela que se desenvolvem as demais técnicas de demonstração, análise e auditoria. Sua finalidade é a de fornecer a pessoas interessadas informações sobre um patrimônio determinado.

Todo fato da entidade deverá ser escriturado, para este fim devem ser utilizados os livros contábeis, que devem seguir critérios intrínsecos e extrínsecos, de acordo com a legislação. Alguns livros são obrigatórios, tais como o livro diário e o livro razão que de acordo com a Resolução do Conselho Federal de Contabilidade devem ser registros permanentes da empresa, outros são facultativos, pois, por não serem exigidos por lei, podem ser adotados ou não a critério da empresa.

O método utilizado para a escrituração contábil é o método das partidas dobradas, desenvolvido pelo frade Luca Pacioli em 1494, neste método todo lançamento deverá conter a origem e o destino do mesmo, ou seja, para todo débito haverá um crédito de mesmo valor, ou vice-versa.

Na escrituração dos livros contábeis algumas formalidades devem ser observadas, estas formalidades se subdividem em dois tipos, veja quais são eles logo abaixo.

Formalidades Extrínsecas

São as formalidades relacionadas à apresentação ou aparência dos livros, esta formalidade exige, por exemplo, que os livros, sejam encadernados, que tenham suas folhas numeradas tipograficamente, possuam termo de abertura e de encerramento em que conste entre outras informações a assinatura do responsável, a identificação da empresa e do livro, espécie de livro, número de páginas, número de ordem, etc.

Formalidades Intrínsecas

São as formalidades relacionadas à escrituração propriamente dita, segundo as formalidades intrínsecas os livros de escrituração devem obedecer a um método de escrituração mercantil uniforme, em língua e moedas nacionais, com individualização e clareza, ser escriturado em rigorosa ordem cronológica, não conter rasuras, emendas, entrelinhas, borrões ou raspaduras, espaços em branco ou observações escritas à margem.